Organiser et gérer la compatibilité de votre entreprise.

Comment gérer la compatibilité de votre entreprise ?

La loi oblige toute les entreprises à tenir une comptabilité. Mais plutôt que de voir les contraintes de cette obligation, autant en voir les avantages : La gestion de la comptabilité peut être une formidable opportunité pour optimiser la gestion de votre entreprise.

En matière de comptabilité, il existe 2 possibilités :

• La tenue de la comptabilité en interne via un logiciel agrée par l’administration fiscale.
• La sous-traitance de la comptabilité via un expert-comptable.

La plupart du temps, les TPE, sous traitent la gestion de la comptabilité. En effet, il s’agit de tâches répétitives qui prennent du temps et empiètent souvent sur le travail productif. De plus, les logiciels comptables sont souvent coûteux et les obligations légales complexes à respecter.

Sachez qu’au minimum, suivant la structure de votre entreprise, vous serez amené à éditer un bilan comptable et à sortir un compte de résultat ainsi que toutes les annexes légales. L’ensemble des comptes devra être déposé au greffe du tribunal de commerce (RCS).

Externaliser la comptabilité de votre entreprise :

Externaliser votre comptabilité suppose l’utilisation des service d’un expert-comptable. Vous pourrez choisir une externalisation partielle ou totale.

• L’externalisation totale consiste comme son nom l’indique à confier la totalité de votre comptabilité à un expert-comptable : De la saisie des pièces comptables (factures Clients/Fournisseurs/ Gestion des immobilisations…) au bilan et à la production des états financiers.
• L’externalisation partielle consiste généralement à conserver la saisie des pièces comptables dans l’entreprise et à confier la préparation du bilan a l’expert-comptable. Mais toute une palette de services sur mesure sont également envisageables.

Gérer sa comptabilité dans l’entreprise :

Dans les TPE qui choisissent de gérer la fonction comptable en interne, c’est le plus souvent le dirigeant qui assume cette tâche. Les PME & les ETI ont elles, en général, un service comptable & financier dédié.

Ce service sera amené à effectuer différentes taches :

• Choisir le type de plan comptable et le personnaliser pour l’entreprise.
• Saisir les documents comptables (Clients & fournisseurs).
• Effectuer toutes les déclarations de TVA et de taxes divers (Import/Export).
• Préparer et saisir les inventaires pour les entreprises gérant des stocks…
• Établir les différents documents fiscaux exiger par l’administration (bilan, compte de résultats & annexes)
• Suivant la typologie de l’entreprise, d’autres taches peuvent se rajouter.

Gérer en interne ou externaliser ? Quels sont les avantages et les inconvénients ?

• L’Externalisation auprès d’un expert-comptable vous apportera la sécurité sur la tenue des comptes. Vous ferez appel à un professionnel de la comptabilité, juridiquement engagé et qui pourra également vous apporter des conseils financiers.
  Inconvénients : cette solution est plus coûteuse qu’une gestion en interne. En grandissant la plupart des entreprise choisissent une gestion en interne car, outre le coût, des soucis de réactivité apparaissent fréquemment avec l’externalisation. : Votre expert-comptable n’est pas toujours disponible et vous ne pouvez pas toujours disposer des données en temps réel.
• Gérer en interne permet au contraire, une bonne maîtrise des process, et de gagner en réactivité. L’utilisation de logiciels intégrer (type ERP), permettent de gagner en efficacité et en fiabilité. (Les informations étant saisies dans une base unique). Cette solution est en principe moins onéreuse que de faire appel à un expert-comptable.
  Inconvénients : lorsque la comptabilité est gérée par le dirigeant, cela nécessite du temps.  Temps qui pourrait être mieux investi dans le développement de l’entreprise. Si c’est un employé, cela nécessite d’embaucher une personne supplémentaire. Avec ses côtés positifs et ses contraintes.
  

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Quel logiciel choisir pour une externalisation ou une gestion en interne de la comptabilité ?

• Si vous faites le choix de l’externalisation et que vous êtes une TPE ou une PME, il vous faudra a minima un logiciel  gestion commerciale avec éventuellement des options “métiers” : gestion des affaires et des projets dans les services, stocks dans la distribution, traçabilité dans l’agroalimentaire…
  Ce type de solution conviendra également si vous choisissez l’externalisation partielle car outre les devis et les commandes, vous pourrez saisir les factures fournisseurs et clients.
• Si vous choisissez de gérer la fonction comptable en interne il vous faudra une solution “type ERP” capable de gérer aussi bien les aspects comptables que la partie gestion commerciale. Le tout en évitant les doublon set les ressaisies.
  Si vous êtes déjà équipé d’une gestion commerciale, il vous faudra ajouter un logiciel comptable.

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